前段泉州永豐紙業(yè)公司許老板最怕聽到這類一句話，“你們信息化?”，“你們OA了嗎?”，“你們CRM?”，還有一句“你們ERP?”，面對牛氣十足的大老板們自鳴得意，開始他聽不懂，后來才知道這些都是關(guān)信息化之類話。
一個項目動輒少則十幾萬元，多則幾十上百萬元，他有些慚愧又有些郁悶，像它們這樣要錢沒錢要人沒人的七八十號人小企業(yè)，信息化無疑離它們很遠(yuǎn)，可望不可即，只能是按下不表。
可是一直渴望把自己企業(yè)做強(qiáng)做大的許老板對信息化的渴求是一日俱增，“輸人不能輸陣!”，閩南人不服輸、打拼的精神再次在許老板心中激情涌動。
2006年3月的一天，福建日報一則有關(guān)商務(wù)領(lǐng)航協(xié)同OA辦公系統(tǒng)新聞報道引起許老板高度注意，令他眼前一亮，他不禁拍案叫好:“這不是我所尋覓的信息化，所需要的解決平臺?真是踏破鐵鞋無處覓，得來全不費(fèi)功夫�！�
這時許老板才知道什么是商務(wù)領(lǐng)航及對其企業(yè)的意義。原來“商務(wù)領(lǐng)航”是電信公司面向所有企業(yè)客戶推出的商務(wù)品牌，它依托電信企業(yè)信息化綜合服務(wù)平臺，將眾多IT軟、硬件產(chǎn)品與電信的基礎(chǔ)通信業(yè)務(wù)和增值業(yè)務(wù)相融合，為商業(yè)客戶搭建了一個專業(yè)的、安全可靠的、高效的電信級網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)平臺。商務(wù)領(lǐng)航最大優(yōu)勢是使中小企業(yè)不需要投入專門的機(jī)器設(shè)備、IT人員及繁瑣的系統(tǒng)升級維護(hù)，只需每月支付幾百上千元少量的租金，拉上一條電話線，通過Internet聯(lián)網(wǎng)接入商務(wù)領(lǐng)航網(wǎng)絡(luò)平臺，同樣就可以享受到綜合信息化服務(wù)。這將是中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化的最佳路徑。
但是信息化門類很多，有ERP、CRM、SCM，還有OA等等，永豐紙業(yè)要從哪一項信息化入手，走上一條最佳信息化之路?經(jīng)過多次會議與論證，許老板決定采用目前應(yīng)用最基礎(chǔ)、最普遍也是最有成效的協(xié)同OA辦公平臺開始�？墒歉＝娦攀桥c哪家OA軟件商合作，這也很關(guān)鍵。當(dāng)他得知是與我國素有“辦公自動化專家”之稱、目前國內(nèi)最為專業(yè)、用戶數(shù)量最多的辦公自動化軟件供應(yīng)商合強(qiáng)軟件共同打造網(wǎng)上辦公平臺，許老板心就安了。按許老板的話說，“合強(qiáng)軟件久聞其名，交給它，可放心了，有了它們，我也可隨時隨地移動辦公、遠(yuǎn)程辦公，輕松掌控了�！�
幾天后，許老板就交待行政部辦理。辦事員撥打了10000+9，說明申請商務(wù)領(lǐng)航OA協(xié)同辦公應(yīng)用意愿，下午泉州電信商客經(jīng)理就上門來辦理，洽商協(xié)議。
一周之后，泉州永豐紙業(yè)商務(wù)領(lǐng)航協(xié)同OA辦公平臺終于上線了。
這是永豐紙業(yè)值得紀(jì)念、非常有意義的歷史一天，駛上信息化快車道的一天，也是揚(yáng)眉吐氣的一天，按許老板的話:“我也OA了!”
泉州永豐紙業(yè)商務(wù)領(lǐng)航合強(qiáng)OA平臺承擔(dān)兩個重要的職能:一個是工具和平臺層面的，讓有關(guān)的數(shù)據(jù)、信息和內(nèi)容快速地流動起來，以便每個組織成員獲得盡可能多的信息資料支持;另一個則是事關(guān)“扁平化”組織的組織行為:讓每個數(shù)據(jù)都置于有關(guān)人員的審視、稽核和相互關(guān)聯(lián)的控制之下，給每個組織成員足夠的發(fā)言權(quán)，讓他們對自己提交的數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)。
如今OA系統(tǒng)給泉州永豐紙業(yè)帶來許多變化，主要變化舉例如下:
一、工作效率明顯變快
泉州永豐紙業(yè)目前上的OA系統(tǒng)，主要包括內(nèi)部郵件系統(tǒng)、文件分發(fā)和公文處理系統(tǒng)等。比起過去的文件審閱流程，一份報告從擬稿、送審到批復(fù)，整個過程快多了。有了OA系統(tǒng)之后，文件完全在網(wǎng)上發(fā)送到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門，有些需要擬議的文件，可以同時分發(fā)，大大加快了公文“旅行”的節(jié)奏。而以前要按過去的程序，報告、審批文件等等，每天二十多份文件，要在各位經(jīng)理和職能部門之間轉(zhuǎn)一圈，少則三到五天，多則十天半月。有時候一份文件可能壓在哪個老總或經(jīng)理手里，興許十天半月也不見得能“轉(zhuǎn)”出來。員工苦不堪言，也大大影響了工作。現(xiàn)在這種狀況不見了。
更重要的是，公文“旅行”帶上了“時間戳記”，文件什么時間發(fā)送的，現(xiàn)在到了哪個環(huán)節(jié)，需要什么時間回復(fù)，回復(fù)狀況如何，相關(guān)責(zé)任一目了然。
二、內(nèi)部溝通多了，管理更民主了
在用了一段時間后，大家似乎才真正意識到OA系統(tǒng)的好處。對企業(yè)上下影響最大的是內(nèi)部溝通系統(tǒng)，這包括電子郵件、公文發(fā)布和辦公事務(wù)處理。這個影響，如果用一句話來概括，那就是“改變了大家過去的工作習(xí)慣”。
比如普通職員，有問題直接可以給老總發(fā)郵件，這已經(jīng)不是什么新鮮事了;辦公事務(wù)相對過去顯得更透明了，現(xiàn)在公司正在關(guān)注哪些問題，那些問題的討論進(jìn)展到什么程度了，相關(guān)的資料，比如庫存、定單進(jìn)展情況，有關(guān)人員可以很方便地在內(nèi)部網(wǎng)上面看到。
現(xiàn)在泉州永豐紙業(yè)員工都已經(jīng)習(xí)慣每天上班的第一件事情，就是看看自己的“電子公告”、“待辦工作”、“在辦工作”、“你的郵件”分別是什么狀態(tài)，看看自己的工作計劃里還有哪些需要協(xié)調(diào)的問題，需要哪些數(shù)據(jù)和資料。工作似乎由一座精確的“時鐘”，以大家共同可以感受到的節(jié)奏控制著，整個公司有序地運(yùn)轉(zhuǎn)著，人為的干預(yù)大為減少。許老板自己就有感受，“計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)突破了管理幅度的限制。過去我很難做到直接與下屬的溝通，現(xiàn)在這很方便，可以說我的‘眼睛更亮了、耳朵更長了’�！�
共2頁。
三、公司信息管理上了一個新臺階
永豐紙業(yè)公司靠制度、規(guī)范和人性化相結(jié)合來管理公司，例如:該公司比較注重用文化來管理員工，吸引員工，注重培養(yǎng)公司和員工的感情，提高員工的忠誠度;注重員工的個人發(fā)展，在員工生日時，在OA公告欄送上公司最衷心的祝福。
同時，企業(yè)OA也能起到管理中心的作用。根據(jù)對用戶進(jìn)行管理，并根據(jù)職務(wù)以及身份設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，從而在郵件、人力、資源、財產(chǎn)、系統(tǒng)維護(hù)等進(jìn)行細(xì)節(jié)管理。當(dāng)用戶在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)連接時，可以隨時跟蹤訪問流量、站點(diǎn)控制、查出訪問站點(diǎn)等功能。
OA系統(tǒng)還具有自由接收發(fā)送郵件功能、外部郵件、存放客戶詳細(xì)信息、向個體和郵件組發(fā)送郵件備份郵件等功能。例如:用戶可以通過郵件單獨(dú)(郵件會議)溝通，或者公司一旦有什么決議時，可以快速及時地向員工傳達(dá)等。
所以，永豐紙業(yè)OA辦公系統(tǒng)可以為企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子化管理，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，不僅能為企業(yè)節(jié)省大量的人力、財力，而且更能提高企業(yè)的信息化建設(shè)。
四、OA系統(tǒng)對企業(yè)以后的工作產(chǎn)生的影響
1、對公司計劃、預(yù)算的影響
長期以來，永豐紙業(yè)計劃和實(shí)際完成之間總存在著一些差距，為什么會有這么個差距呢?要么是計劃做得不合適，要么就是業(yè)績數(shù)字有問題。上OA系統(tǒng)的時候，僅僅把它看作加快信息傳遞效率的工具，這個目的實(shí)現(xiàn)了。但是企業(yè)組織的信息交流加快了，并不是根本目的。OA系統(tǒng)的根本目的之一是通過資源共享，讓公司各部門的數(shù)據(jù)之間的“契合度”更精準(zhǔn)、更規(guī)范。所謂，“我關(guān)心數(shù)目字，但更關(guān)心你的數(shù)目字靠什么來支撐”。這個“支撐”，來自不同部門之間的緊密配合。
過去對計劃與完成指標(biāo)之間的差異習(xí)以為常，這里有認(rèn)識不足的問題，也有手段落后的問題。數(shù)據(jù)匯集不準(zhǔn)確、信息反饋不及時，各個部門都有自己的數(shù)據(jù)管道，口徑未必一樣，來源也不盡相同，所以總會出現(xiàn)偏差比較大的情況。但是，使用OA系統(tǒng)后，從技術(shù)手段上應(yīng)該說解決了“數(shù)據(jù)管道、數(shù)據(jù)口徑和來源”這樣那樣的問題，就應(yīng)該追求更高的“數(shù)據(jù)契合度”，“既要看得準(zhǔn)(計劃好)，也要干得好(業(yè)績增長)”。
通過這樣一些問題，使得對待像計劃、成本、銷售收入、費(fèi)用這樣的數(shù)目字的時候，每個組織成員都必須進(jìn)行充分的討論甚至是爭論，以便達(dá)成共識。那么，衡量這些共識是否達(dá)成的一個標(biāo)準(zhǔn)，就是計劃與完成的契合程度。 因此，商務(wù)領(lǐng)航合強(qiáng)OA系統(tǒng)將成為泉州永豐紙業(yè)下一步推行“管理全計劃、全預(yù)算”的良好工具和平臺。
2、對企業(yè)推行ERP的影響
OA系統(tǒng)實(shí)施部署快、見效快，較ERP簡單，因此，OA系統(tǒng)給永豐紙業(yè)將來更大企業(yè)管理系統(tǒng)ERP提供了很好的熱身。OA系統(tǒng)整合了泉州永豐紙業(yè)的日常管理、業(yè)務(wù)運(yùn)作、管理系統(tǒng)和企業(yè)信息化的理念與方法， 形成完善的自動辦公，協(xié)助永豐紙業(yè)實(shí)現(xiàn)多地域、多部門、多層次的資源整合，調(diào)動相關(guān)研發(fā)、生產(chǎn)、市場、銷售等不同部門進(jìn)行合作的一套解決方案，它的作用在于加速實(shí)現(xiàn)了永豐紙業(yè)經(jīng)營目標(biāo)，使之成為一個日漸高效率、高產(chǎn)出的中小企業(yè)，為不遠(yuǎn)將來泉州永豐紙業(yè)立足福建、走向全國、做大做強(qiáng)打下一個堅實(shí)的基礎(chǔ)。
如今許老板一談起商務(wù)領(lǐng)航合強(qiáng)OA協(xié)同辦公平臺，就豎起大拇指說，“商務(wù)領(lǐng)航‘麻雀雖小，五臟俱全’，一個月就那幾百元，少請客吃飯一餐就夠，值，值!”
許老板又精打細(xì)算一筆賬了——“一是節(jié)支降耗取得經(jīng)濟(jì)效益。我公司采用的是商務(wù)領(lǐng)航合強(qiáng)OA辦公自動化系統(tǒng)，簡單易用，功能強(qiáng)大，適用性好，單就網(wǎng)上收發(fā)文、網(wǎng)上審批等無紙化辦公每年就可減少各種會議費(fèi)用、電話開支、辦公耗材等上萬元，帶來明顯經(jīng)濟(jì)效益;二是加速協(xié)同與溝通提高辦公效率。無紙化辦公、內(nèi)部管理系統(tǒng)的數(shù)字化，大大提高企業(yè)工作效率，加速企業(yè)內(nèi)部信息的溝通，增強(qiáng)企業(yè)面對瞬息萬變的市場的快速反應(yīng)能力與競爭能力，使永豐紙業(yè)管理運(yùn)作體系逐步走在行業(yè)前列�！�
“我也OA了!”共2頁。
三、公司信息管理上了一個新臺階
永豐紙業(yè)公司靠制度、規(guī)范和人性化相結(jié)合來管理公司，例如:該公司比較注重用文化來管理員工，吸引員工，注重培養(yǎng)公司和員工的感情，提高員工的忠誠度;注重員工的個人發(fā)展，在員工生日時，在OA公告欄送上公司最衷心的祝福。
同時，企業(yè)OA也能起到管理中心的作用。根據(jù)對用戶進(jìn)行管理，并根據(jù)職務(wù)以及身份設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，從而在郵件、人力、資源、財產(chǎn)、系統(tǒng)維護(hù)等進(jìn)行細(xì)節(jié)管理。當(dāng)用戶在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)連接時，可以隨時跟蹤訪問流量、站點(diǎn)控制、查出訪問站點(diǎn)等功能。
OA系統(tǒng)還具有自由接收發(fā)送郵件功能、外部郵件、存放客戶詳細(xì)信息、向個體和郵件組發(fā)送郵件備份郵件等功能。例如:用戶可以通過郵件單獨(dú)(郵件會議)溝通，或者公司一旦有什么決議時，可以快速及時地向員工傳達(dá)等。
所以，永豐紙業(yè)OA辦公系統(tǒng)可以為企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子化管理，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，不僅能為企業(yè)節(jié)省大量的人力、財力，而且更能提高企業(yè)的信息化建設(shè)。
四、OA系統(tǒng)對企業(yè)以后的工作產(chǎn)生的影響
1、對公司計劃、預(yù)算的影響
長期以來，永豐紙業(yè)計劃和實(shí)際完成之間總存在著一些差距，為什么會有這么個差距呢?要么是計劃做得不合適，要么就是業(yè)績數(shù)字有問題。上OA系統(tǒng)的時候，僅僅把它看作加快信息傳遞效率的工具，這個目的實(shí)現(xiàn)了。但是企業(yè)組織的信息交流加快了，并不是根本目的。OA系統(tǒng)的根本目的之一是通過資源共享，讓公司各部門的數(shù)據(jù)之間的“契合度”更精準(zhǔn)、更規(guī)范。所謂，“我關(guān)心數(shù)目字，但更關(guān)心你的數(shù)目字靠什么來支撐”。這個“支撐”，來自不同部門之間的緊密配合。
過去對計劃與完成指標(biāo)之間的差異習(xí)以為常，這里有認(rèn)識不足的問題，也有手段落后的問題。數(shù)據(jù)匯集不準(zhǔn)確、信息反饋不及時，各個部門都有自己的數(shù)據(jù)管道，口徑未必一樣，來源也不盡相同，所以總會出現(xiàn)偏差比較大的情況。但是，使用OA系統(tǒng)后，從技術(shù)手段上應(yīng)該說解決了“數(shù)據(jù)管道、數(shù)據(jù)口徑和來源”這樣那樣的問題，就應(yīng)該追求更高的“數(shù)據(jù)契合度”，“既要看得準(zhǔn)(計劃好)，也要干得好(業(yè)績增長)”。
通過這樣一些問題，使得對待像計劃、成本、銷售收入、費(fèi)用這樣的數(shù)目字的時候，每個組織成員都必須進(jìn)行充分的討論甚至是爭論，以便達(dá)成共識。那么，衡量這些共識是否達(dá)成的一個標(biāo)準(zhǔn)，就是計劃與完成的契合程度。 因此，商務(wù)領(lǐng)航合強(qiáng)OA系統(tǒng)將成為泉州永豐紙業(yè)下一步推行“管理全計劃、全預(yù)算”的良好工具和平臺。
2、對企業(yè)推行ERP的影響
OA系統(tǒng)實(shí)施部署快、見效快，較ERP簡單，因此，OA系統(tǒng)給永豐紙業(yè)將來更大企業(yè)管理系統(tǒng)ERP提供了很好的熱身。OA系統(tǒng)整合了泉州永豐紙業(yè)的日常管理、業(yè)務(wù)運(yùn)作、管理系統(tǒng)和企業(yè)信息化的理念與方法， 形成完善的自動辦公，協(xié)助永豐紙業(yè)實(shí)現(xiàn)多地域、多部門、多層次的資源整合，調(diào)動相關(guān)研發(fā)、生產(chǎn)、市場、銷售等不同部門進(jìn)行合作的一套解決方案，它的作用在于加速實(shí)現(xiàn)了永豐紙業(yè)經(jīng)營目標(biāo)，使之成為一個日漸高效率、高產(chǎn)出的中小企業(yè)，為不遠(yuǎn)將來泉州永豐紙業(yè)立足福建、走向全國、做大做強(qiáng)打下一個堅實(shí)的基礎(chǔ)。
如今許老板一談起商務(wù)領(lǐng)航合強(qiáng)OA協(xié)同辦公平臺，就豎起大拇指說，“商務(wù)領(lǐng)航‘麻雀雖小，五臟俱全’，一個月就那幾百元，少請客吃飯一餐就夠，值，值!”
許老板又精打細(xì)算一筆賬了——“一是節(jié)支降耗取得經(jīng)濟(jì)效益。我公司采用的是商務(wù)領(lǐng)航合強(qiáng)OA辦公自動化系統(tǒng)，簡單易用，功能強(qiáng)大，適用性好，單就網(wǎng)上收發(fā)文、網(wǎng)上審批等無紙化辦公每年就可減少各種會議費(fèi)用、電話開支、辦公耗材等上萬元，帶來明顯經(jīng)濟(jì)效益;二是加速協(xié)同與溝通提高辦公效率。無紙化辦公、內(nèi)部管理系統(tǒng)的數(shù)字化，大大提高企業(yè)工作效率，加速企業(yè)內(nèi)部信息的溝通，增強(qiáng)企業(yè)面對瞬息萬變的市場的快速反應(yīng)能力與競爭能力，使永豐紙業(yè)管理運(yùn)作體系逐步走在行業(yè)前列。”
“我也OA了!”
